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「遠距工作」喪失團隊戰鬥力?大型跨國公司Atlassian,我們這樣做…

作者 Sharon
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[ 口述:Atlassian大中華區負責人 Kerwin Chung / 編寫:雪倫 Sharon ]

  • 閱讀時長:14分鐘
  • 全球座標:雪梨跨國公司

你知道嗎?就算疫苗普及了,90%的企業領導人,皆表示允許員工維持遠距工作 (Gartner 2020年12月最新報告)。2026年,遠距工作模式將會成為常態 (BVP)

你知道嗎?At&T辦公空間每年就省下了3000萬美元;戴爾電腦表示他們與遠距省下的辦公室費用每年多達1億2千萬美元

你知道嗎?疫情期間經歷遠距工作的員工們,99%都表示,都希望能在一定程度上,持續遠距的工作模式 研究機構Buffer)

想像一下,你提前掌握了遠距工作模式,在互不謀面的狀態下,卻知道如何讓自己在組織被看見。(閱讀:遠距工作時代下, 哪一種人才會勝出?

作為主管的你,很熟悉如何帶領一支虛擬團隊,線上作戰時,讓你的團隊發揮影響力。

作為老闆的你,公司不受地域限制,能招募全球各地人才;面對任何意外,你的團隊都能靈活應變。

其實你不用想像了。身為7000人大型跨國公司的Atlassian,我們在2017年投入預備,逐步採取半遠距的工作模式。2020年疫情無預警發生時,我們立刻無痛轉型。疫情爆發的這一年,很多公司面臨重創的時刻,我們股價卻從120到230翻兩倍增長。究竟Atlassian是如何做到的?很顯然地,實體辦公室的消失,並沒有影響我們的運作。

今天,就來和大家分享遠距工作的實際管理層面。究竟遠距模式下,無法親眼見到同事的狀態,要如何經營「虛擬凝聚力」?在家工作,卻不被分散團隊戰鬥力?



究竟遠距模式下,無法親眼見到同事的狀態,要如何經營「虛擬凝聚力」?在家工作,卻不被分散團隊戰鬥力?


Atlassian落實遠距模式時,投入許多心力經營「溝通」這件事。今天和大家分享四個具體作法,是我們實際在公司使用的工作方式。你可能會驚訝這四個方式是多麼簡單!但是沒錯,根基於彼此信任與團隊作戰的文化上,只要落實這些簡單方法,就能讓7000人的大型團隊在一致的方向上,共同運行這座巨輪,並肩前行。


Atlassian小簡介

Atlassian是一間雪梨的科技軟體公司,在美國那斯達克上市。世界500強企業超過83%,都使用它們的軟體進行專案管理,包括NASA太空總署、SpaceX、Airbnb、Twitter、台積電、鴻海、滴滴打車、中國移動、中國石油......。該公司最知名的明星產品為Jira和Trello。分公司遍佈矽谷、荷蘭、日本東京各地。


一、團隊觀摩激發動能——每週站會



每週站會,是從敏捷管理制度演化而來,很多企業對此並不陌生。在我們每週一次的亞太區會議裡,每人用5分鐘概述上週的工作內容、遇到什麼問題,報告本週預計要完成的任務。會議現場,每位同事都可以給予彼此提問和反饋。由於站著開會,時間精簡,講求效率,避免冗長無意義的討論。

透過公開的分享,你可以了解不同區域的作法,學習他人的經驗。舉例來說,在全面遠距工作時期,一次站會上,我聽見一位韓國與東南亞的負責人,透過社群媒體和大型平台,如何推動重要峰會並且取得進展。我將他給我的靈感,運用在自己負責的大中華區裡,結果我們區塊的活動參與人數、註冊人數,皆達到全球最高成績。

如果團隊其他人已經做過嘗試,直接站在他們的經驗上出發,能給你許多新的想法,為你省去許多試錯的時間,直接取得成功,這就是每週站會帶來的實際好處。我們每個人都要為自己的區塊擬定策略,若能聽聽其他國家如何執行,不僅讓我們了解各個不同區塊的現況,一並團隊作戰,而且也對自己的企劃與方向取得實質的助益。



二、層層緊扣的溝通機制:一對一會議



除了站會之外,與下屬固定的一對一會議,我認為是7000人大型企業,何以維持同一vision,同步在一致的作戰節奏。英文稱為1-on-1 Meeting。別看這小小的一步,它可為組織凝聚力帶來巨大魔力。

一般公司總不乏大型會議,多人討論總能帶出火花,看起來更有效率,但這樣的溝通雖然必要,卻無法進行某些針對性的深入對話。尤其組織的新方向要落實底層時,每一個人是否真實接收,付諸實踐,絕不是在大型會議裡傳遞幾次就能實現的。當你固定落實1-on-1 Meeting,會迫使你思考,工作中還有哪些事情需要交流。這樣的暢通與透明,使得上下能確實接軌。

有一陣子,我底下管理的經銷商業績達不到目標,卻找不到方法突破,使我相當苦惱。但是透過一對一會議,我和主管有機會深聊這些困擾。一聊之下,發現我的上司也遇過相同的問題,我們在一小時的對談中,找到問題癥結點,最終代理商也承諾要進行全面轉型。這個過程對我們團隊而言無疑是寶貴的,並肩作戰的革命情感,是組織向心力的關鍵。我們都習慣孤軍奮戰,不懂得一直向上尋求幫助,但是固定的一對一會議,迫使我們團隊作戰。有時候,你一個人想不透的問題,一討論即得到解答。但這樣的個困難,在多人會議中是不可能提出來討論的。

一對一會議,並不是什麼嶄新的管理方法。但是在遠距工作模式下,尤為關鍵。你會發現這種層層把關,層層傳遞,能將整體組織大方向,滴水穿石地貫穿到一線人員,使7000人大團隊成為一支隊伍



三、用獎勵制度「帶出行動」:Kudos!



Kudos源自希臘文,意思是感謝、讚美、尊榮!在Atlassian,我們打造了Kudos平台,是一個同事之間相互鼓勵的福利制度——獎勵任何符合企業文化的同事。



遠距工作下需要用心經營彼此感謝的文化
遠距工作後,我們將這樣的制度全面擴大。每個人從一年六次發送Kudos的機會,變成無上限使用。


Atlassian最重要的企業文化之一就是Play as a team(團隊精神),如同之前所說,我們的股票甚至叫做TEAM(團隊)。在公司,我們看重團隊合作,更勝於個人表現。

為了實現這樣的文化,我們設計了「Kudos」:一年之中,你有六次機會,可以送禮物給幫助過你的同事,這些禮物包括電影票、咖啡券、Amazon購物禮券、百貨禮券……;但最重要的是,這些禮物通通由公司買單!

25元澳幣(約台幣500元)的禮物並不貴重,但卻營造了對於感謝的慷慨表達。尤其在大企業工作,你一個人負責推動的專案,經常需要不同國家、不同部門的同事協助,才能順利完成,但是公司大了,每個人都很忙。營造這樣的文化很值得,鼓勵每個人不單顧自己的事,其實為公司創造了雙贏。你知道嗎?為了實現這樣的文化,公司一年投資了上百萬美金在 Kudos上

遠距工作後,我們將這樣的制度全面擴大。每個人從一年六次發送Kudos的機會,變成無上限使用。當你的付出,被同事記得並真誠感謝,這對你的鼓勵是很大的,誰不會下一次再度選擇慷慨地付出呢?在遠距的虛擬環境下,Kudos更扮演了合作關係的促進劑。

更重要的是,Kudos的贈送,必須基於實際的事件與行為。收到禮物的人,會看見感謝卡上註明自己符合哪一條企業文化,自己是具體付出了什麼而得到回饋。彼此鼓勵的正向力量,將企業精神落實成為真正的生活與文化。

我自己收過幾次同事贈予的Kudos,每次無論是我送出「這份讚美」、或收到「那份感謝」時,我切身感受到這使我們的關係更親近,團隊氣氛也更融洽。



四、掌握彼此想法——反饋文化的經營



Atlassian一直非常重視「反饋」。當我們全面進入遠距模式,內部更是推出許多「反饋文化」的課程反饋能讓人了解彼此,克服你不知道對方在想什麼的困境,能讓合作的人更有安全感每個人都以為自己懂得反饋,哪有什麼好學習的,但真實情況是,當同事在群裡丟了一些想法,並不是每個人都習慣去回應、回饋自己真誠的看法



我們固定的視訊會議,有一個不成文的規定是開會要開啟攝影機,讓彼此能看見表情。


培養同事之間積極反饋的文化,是我們很重視的一件事。舉例來說,我們固定的視訊會議,有一個不成文的規定是打開攝影機開會,因為團隊能見到彼此的表情時,就能更好地互動溝通,其實這就是回應的一種。而當我們運用Slack(即時通訊軟體)、Confluence(企業Wiki)進行內部協調時,也應主動積極地給予對方敞開的回應。

這些道理看似簡單,但想要讓大家把溝通技巧都放在心上,仍須透過課程,不斷傳遞讓各種細節的重要性,這些觀念才能真正落實在工作者心中。因為正是這些細節,決定了溝通的品質。而工作的成果,確實奠基於一連串看似無不足道的溝通

我曾經寫過一份呈報給最高層決策者的重要報告。我的第一步,就是先把報告初稿分享給自己大中華區的團隊,因為團隊主動積極的建議與回應,讓我獲得了各方團隊與層級的思路,使最終報告更具說服力,針對一些報表和圖示,也有了更細膩的解釋。這些過程,都讓我的工作更具掌握感和安全感。這種直接明瞭、就事論事的溝通,對於管理層尤為重要,因為在信任基礎上,能讓人放心地解決問題,全力向前衝刺。



遠距模式的成功關鍵為何?



身處於一間擁有開放文化的公司,我個人觀察遠距模式的成功,奠基於兩大重要的文化核心:一是具備敏捷思想,二是透明化 (Radical Transparency)—-尤其公司7000多人無論職級,都可以互相slack(即時通訊)、使用企業協作工具直接和Co-Founder溝通,公司裡所有交流的內容和想法,都是敞開透明的。這對亞洲文化下有層級之分的我們,是一種新的思路。此外,我們比較擔心說話太直接會得罪人,但在這裡就只有把事情做好的思路。這些思考方式,都是讓溝通更敞開、透明、有效的原因。

具體落實層面,每個人都會檢視大團隊OKR來設計自己的OKR,如此一來,所有人皆聚焦在組織的目標和大方向上,並且每季度修正一次。另外透過每週站會(有些部門適合每日站會像是業務部、產品部)、上下團隊1對1深談,把縱向和橫向團隊的方向對齊,產生一致性的思路;我們亞太區每雙週也有一次跨部門會議,讓所有團隊的方向皆能一致,快速響應市場變化,隨時調整改變。

記得我太太即將生產的那一陣子,我有4個多月的時間,需採遠距模式工作,以在台灣陪伴待產。一間知名跨國企業最終因此婉拒了我的offer,但Atlassian不僅支持我陪伴家人,還從頭協助我們搬遷雪梨的所有過程(relocation),甚至表示兩週陪產假實在太少,希望我請假久一些。但身為華人又才剛到任的我,實在希望趕緊帶出生產力,最後老闆妥協至少得休3週假期。這些協調的點滴,都讓我內心有說不出的感激,也在那季度帶領團隊有560%成長率。這過程令我印象深刻,也讓我看見基於信任的環境和文化,能夠讓團隊有更高效的執行成果。



展示跨國遠距工作的團隊凝聚力
2020年疫情爆發時,由於Atlassian提早預備了3年,我們開設Remote Work線上工作坊,幫助企業們適應新型態的工作方式。


台灣對於疫情控制在國際名列前茅,對於遠距工作反而尚無迫切需求。但近期遠距辦公的討論越形熱烈,躍躍欲試的企業,也不免困惑這樣的工作模式如何落實、如何維持團隊戰鬥力,特此分享一些實際的落實細節,幫助有興趣的公司在執行時有方向可依。畢竟唯有解決了管理問題,團隊能以帶出生產力,越來越多公司膽敢放手一試,體驗這種彈性的模式。

在疫情還沒發生以前,知名投資機構BVP早已指出,2026年,遠距模式將成為一種普遍的工作方式;我自己還有看到其他數據指出是2028年。但無論如何,年輕人對於工作與生活的觀念都在轉變,面對新時代、新科技、新市場,如果準備好靈活應變的體質,就能在下一個變革到來之時,一躍成為有備而來的贏者


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Chang Kuan Hsiung January 26, 2021 - 10:23 pm

Kudos制度要如何符合企業文化的回饋?每週站會如何控制在5分鐘內?

可以幫我請教一下K先生嗎?

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Sharon January 27, 2021 - 1:00 pm

當看見符合企業文化的人時,可以上後台申請Kudos祝福他,並且載明是企業文化的哪一條。每週站會就需要計時器控制時間,一開始可能都會超過一點時間,但是團隊會慢慢習慣這樣的節奏。希望能回答你的問題。

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