[ 口述：Atlassian大中華區負責人 Kerwin Chung / 編寫：雪倫 Sharon ]

• 閱讀時長：14分鐘
• 全球座標：雪梨跨國公司

想像一下，你提前掌握了遠距工作模式，在互不謀面的狀態下，卻知道如何讓自己在組織被看見。（閱讀：遠距工作時代下， 哪一種人才會勝出？）

作為主管的你，很熟悉如何帶領一支虛擬團隊，線上作戰時，讓你的團隊發揮影響力。

作為老闆的你，公司不受地域限制，能招募全球各地人才；面對任何意外，你的團隊都能靈活應變。

其實你不用想像了。身為7000人大型跨國公司的Atlassian，我們在2017年投入預備，逐步採取半遠距的工作模式。2020年疫情無預警發生時，我們立刻無痛轉型。疫情爆發的這一年，很多公司面臨重創的時刻，我們股價卻從120到230翻兩倍增長。究竟Atlassian是如何做到的？很顯然地，實體辦公室的消失，並沒有影響我們的運作。

今天，就來和大家分享遠距工作的實際管理層面。究竟遠距模式下，無法親眼見到同事的狀態，要如何經營「虛擬凝聚力」？在家工作，卻不被分散團隊戰鬥力？

Atlassian落實遠距模式時，投入許多心力經營「溝通」這件事。今天和大家分享四個具體作法，是我們實際在公司使用的工作方式。你可能會驚訝這四個方式是多麼簡單！但是沒錯，根基於彼此信任與團隊作戰的文化上，只要落實這些簡單方法，就能讓7000人的大型團隊在一致的方向上，共同運行這座巨輪，並肩前行。

Atlassian小簡介
Atlassian是一間雪梨的科技軟體公司，在美國那斯達克上市。世界500強企業超過83%，都使用它們的軟體進行專案管理，包括NASA太空總署、SpaceX、Airbnb、Twitter、台積電、鴻海、滴滴打車、中國移動、中國石油......。該公司最知名的明星產品為Jira和Trello。分公司遍佈矽谷、荷蘭、日本東京各地。

一、團隊觀摩激發動能——每週站會

每週站會，是從敏捷管理制度演化而來，很多企業對此並不陌生。在我們每週一次的亞太區會議裡，每人用5分鐘概述上週的工作內容、遇到什麼問題，報告本週預計要完成的任務。會議現場，每位同事都可以給予彼此提問和反饋。由於站著開會，時間精簡，講求效率，避免冗長無意義的討論。

透過公開的分享，你可以了解不同區域的作法，學習他人的經驗。舉例來說，在全面遠距工作時期，一次站會上，我聽見一位韓國與東南亞的負責人，透過社群媒體和大型平台，如何推動重要峰會並且取得進展。我將他給我的靈感，運用在自己負責的大中華區裡，結果我們區塊的活動參與人數、註冊人數，皆達到全球最高成績。

如果團隊其他人已經做過嘗試，直接站在他們的經驗上出發，能給你許多新的想法，為你省去許多試錯的時間，直接取得成功，這就是每週站會帶來的實際好處。我們每個人都要為自己的區塊擬定策略，若能聽聽其他國家如何執行，不僅讓我們了解各個不同區塊的現況，一並團隊作戰，而且也對自己的企劃與方向取得實質的助益。

二、層層緊扣的溝通機制：一對一會議

除了站會之外，與下屬固定的一對一會議，我認為是7000人大型企業，何以維持同一vision，同步在一致的作戰節奏。英文稱為1-on-1 Meeting。別看這小小的一步，它可為組織凝聚力帶來巨大魔力。

一般公司總不乏大型會議，多人討論總能帶出火花，看起來更有效率，但這樣的溝通雖然必要，卻無法進行某些針對性的深入對話。尤其組織的新方向要落實底層時，每一個人是否真實接收，付諸實踐，絕不是在大型會議裡傳遞幾次就能實現的。當你固定落實1-on-1 Meeting，會迫使你思考，工作中還有哪些事情需要交流。這樣的暢通與透明，使得上下能確實接軌。

有一陣子，我底下管理的經銷商業績達不到目標，卻找不到方法突破，使我相當苦惱。但是透過一對一會議，我和主管有機會深聊這些困擾。一聊之下，發現我的上司也遇過相同的問題，我們在一小時的對談中，找到問題癥結點，最終代理商也承諾要進行全面轉型。這個過程對我們團隊而言無疑是寶貴的，並肩作戰的革命情感，是組織向心力的關鍵。我們都習慣孤軍奮戰，不懂得一直向上尋求幫助，但是固定的一對一會議，迫使我們團隊作戰。有時候，你一個人想不透的問題，一討論即得到解答。但這樣的個困難，在多人會議中是不可能提出來討論的。

一對一會議，並不是什麼嶄新的管理方法。但是在遠距工作模式下，尤為關鍵。你會發現這種層層把關，層層傳遞，能將整體組織大方向，滴水穿石地貫穿到一線人員，使7000人大團隊成為一支隊伍。

三、用獎勵制度「帶出行動」：Kudos！

Kudos源自希臘文，意思是感謝、讚美、尊榮！在Atlassian，我們打造了Kudos平台，是一個同事之間相互鼓勵的福利制度——獎勵任何符合企業文化的同事。

Atlassian最重要的企業文化之一就是Play as a team（團隊精神），如同之前所說，我們的股票甚至叫做TEAM（團隊）。在公司，我們看重團隊合作，更勝於個人表現。

為了實現這樣的文化，我們設計了「Kudos」：一年之中，你有六次機會，可以送禮物給幫助過你的同事，這些禮物包括電影票、咖啡券、Amazon購物禮券、百貨禮券……；但最重要的是，這些禮物通通由公司買單！

25元澳幣(約台幣500元)的禮物並不貴重，但卻營造了對於感謝的慷慨表達。尤其在大企業工作，你一個人負責推動的專案，經常需要不同國家、不同部門的同事協助，才能順利完成，但是公司大了，每個人都很忙。營造這樣的文化很值得，鼓勵每個人不單顧自己的事，其實為公司創造了雙贏。你知道嗎？為了實現這樣的文化，公司一年投資了上百萬美金在 Kudos上。

遠距工作後，我們將這樣的制度全面擴大。每個人從一年六次發送Kudos的機會，變成無上限使用。當你的付出，被同事記得並真誠感謝，這對你的鼓勵是很大的，誰不會下一次再度選擇慷慨地付出呢？在遠距的虛擬環境下，Kudos更扮演了合作關係的促進劑。

更重要的是，Kudos的贈送，必須基於實際的事件與行為。收到禮物的人，會看見感謝卡上註明自己符合哪一條企業文化，自己是具體付出了什麼而得到回饋。彼此鼓勵的正向力量，將企業精神落實成為真正的生活與文化。

我自己收過幾次同事贈予的Kudos，每次無論是我送出「這份讚美」、或收到「那份感謝」時，我切身感受到這使我們的關係更親近，團隊氣氛也更融洽。

四、掌握彼此想法——反饋文化的經營

Atlassian一直非常重視「反饋」。當我們全面進入遠距模式，內部更是推出許多「反饋文化」的課程。反饋能讓人了解彼此，克服你不知道對方在想什麼的困境，能讓合作的人更有安全感。每個人都以為自己懂得反饋，哪有什麼好學習的，但真實情況是，當同事在群裡丟了一些想法，並不是每個人都習慣去回應、回饋自己真誠的看法。

培養同事之間積極反饋的文化，是我們很重視的一件事。舉例來說，我們固定的視訊會議，有一個不成文的規定是打開攝影機開會，因為團隊能見到彼此的表情時，就能更好地互動溝通，其實這就是回應的一種。而當我們運用Slack（即時通訊軟體）、Confluence（企業Wiki）進行內部協調時，也應主動積極地給予對方敞開的回應。

這些道理看似簡單，但想要讓大家把溝通技巧都放在心上，仍須透過課程，不斷傳遞讓各種細節的重要性，這些觀念才能真正落實在工作者心中。因為正是這些細節，決定了溝通的品質。而工作的成果，確實奠基於一連串看似無不足道的溝通。

我曾經寫過一份呈報給最高層決策者的重要報告。我的第一步，就是先把報告初稿分享給自己大中華區的團隊，因為團隊主動積極的建議與回應，讓我獲得了各方團隊與層級的思路，使最終報告更具說服力，針對一些報表和圖示，也有了更細膩的解釋。這些過程，都讓我的工作更具掌握感和安全感。這種直接明瞭、就事論事的溝通，對於管理層尤為重要，因為在信任基礎上，能讓人放心地解決問題，全力向前衝刺。

遠距模式的成功關鍵為何？

身處於一間擁有開放文化的公司，我個人觀察遠距模式的成功，奠基於兩大重要的文化核心：一是具備敏捷思想，二是透明化 (Radical Transparency)—-尤其公司7000多人無論職級，都可以互相slack(即時通訊)、使用企業協作工具直接和Co-Founder溝通，公司裡所有交流的內容和想法，都是敞開透明的。這對亞洲文化下有層級之分的我們，是一種新的思路。此外，我們比較擔心說話太直接會得罪人，但在這裡就只有把事情做好的思路。這些思考方式，都是讓溝通更敞開、透明、有效的原因。

具體落實層面，每個人都會檢視大團隊OKR來設計自己的OKR，如此一來，所有人皆聚焦在組織的目標和大方向上，並且每季度修正一次。另外透過每週站會（有些部門適合每日站會像是業務部、產品部）、上下團隊1對1深談，把縱向和橫向團隊的方向對齊，產生一致性的思路；我們亞太區每雙週也有一次跨部門會議，讓所有團隊的方向皆能一致，快速響應市場變化，隨時調整改變。

記得我太太即將生產的那一陣子，我有4個多月的時間，需採遠距模式工作，以在台灣陪伴待產。一間知名跨國企業最終因此婉拒了我的offer，但Atlassian不僅支持我陪伴家人，還從頭協助我們搬遷雪梨的所有過程(relocation)，甚至表示兩週陪產假實在太少，希望我請假久一些。但身為華人又才剛到任的我，實在希望趕緊帶出生產力，最後老闆妥協至少得休3週假期。這些協調的點滴，都讓我內心有說不出的感激，也在那季度帶領團隊有560%成長率。這過程令我印象深刻，也讓我看見基於信任的環境和文化，能夠讓團隊有更高效的執行成果。

台灣對於疫情控制在國際名列前茅，對於遠距工作反而尚無迫切需求。但近期遠距辦公的討論越形熱烈，躍躍欲試的企業，也不免困惑這樣的工作模式如何落實、如何維持團隊戰鬥力，特此分享一些實際的落實細節，幫助有興趣的公司在執行時有方向可依。畢竟唯有解決了管理問題，團隊能以帶出生產力，越來越多公司膽敢放手一試，體驗這種彈性的模式。

在疫情還沒發生以前，知名投資機構BVP早已指出，2026年，遠距模式將成為一種普遍的工作方式；我自己還有看到其他數據指出是2028年。但無論如何，年輕人對於工作與生活的觀念都在轉變，面對新時代、新科技、新市場，如果準備好靈活應變的體質，就能在下一個變革到來之時，一躍成為有備而來的贏者。

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